Optimaal registeren: goed epd en training Erasmus MC

Goed epd-gebruik is niet alleen het pakkie-an van de zorgprofessional: ook ict speelt hierin een belangrijke rol. In het Erasmus MC werken zorgprofessionals en functioneel beheerders daarom schouder aan schouder samen om ervoor te zorgen dat er beter wordt geregistreerd. Een leerzaam traject voor beide partijen met mooie resultaten: zowel de epd-tevredenheid als het epd-gebruik zijn verbeterd. Bovendien is de relatie tussen zorg en ict een stuk hechter geworden.  

Hoe tevreden zijn zorgprofessionals over hun epd? Waar lopen ze tegenaan bij het registreren? En wat is er nodig om die obstakels weg te nemen? Om hier inzicht in te krijgen voerde het Erasmus MC in 2019 een epd-tevredenheidonderzoek uit. “Uit het onderzoek kwam onder meer naar voren dat zorgprofessionals behoefte hadden aan meer training en ict-ondersteuning om goed te kunnen werken in het HiX-epd”, zegt Nathalie Kaiser, informatiemanager bij het Erasmus MC. “Deze thema’s hebben we per specialisme opgepakt in een HiX-optimalisatietraject.”

Sprintjes trekken 
In zogeheten optimalisatiesprints werkten zorgprofessionals en functioneel beheerders met elkaar samen om een aantal knelpunten in het epd op te lossen. Het ging om aanpassingen in HiX die het Erasmus zelf kon doen en waarvoor leverancier ChipSoft niet nodig was. Ook werden er een-op-een-trainingen georganiseerd waarbij de functioneel beheerder letterlijk meekeek op het scherm van de zorgprofessional om te zien waar hij tegenaan liep. Uit de hermeting van dit jaar bleek dat deze inspanningen hun vruchten hadden afgeworpen: zorgprofessionals zijn tevredener en maken veel meer gebruik van de mogelijkheden van het epd om sneller en gestructureerder te werken. Zoals hun scherm op een handiger manier indelen en gebruik maken van sneltoetsen. Ook heeft elk specialisme nu zijn eigen functioneel beheerder waardoor zorg en ict elkaar sneller weten te vinden.  

Ambassadeurs onmisbaar 
“Absoluut onmisbaar bij zo’n project zijn goede epd-ambassadeurs bij elk specialisme die hun achterban kunnen enthousiasmeren”, zegt Kaiser. “Het werkt namelijk veel beter als artsen van hun collega horen dat iets goed werkt dan wanneer wij van Functioneel beheer het tegen ze zeggen.”
Zo’n ambassadeur is Robert van den Berg, neuroloog in opleiding met een passie voor ict. Voor hem is de boodschap glashelder: “We moeten nú eenduidig registreren om er in de toekomst profijt van te hebben”, zegt hij. “Ik merk echter dat nog maar weinig artsen daar echt van doordrongen zijn. Daarom moet je heel duidelijk benadrukken wat beter registreren hen op dít moment oplevert, zoals tijdwinst. Die tijd kun je weer aan je patiënten besteden. Dan wordt de meerwaarde van gestructureerd vastleggen duidelijk.”

Een-op-een-sessies
Zowel Kaiser als Van den Berg noemen de een-op-een-sessies zeer waardevol, zowel voor artsen als ict’ers. Van den Berg: “Wat gebeurt er nou als een patiënt je polikamer binnenloopt? Wat doe je stap voor stap? De functioneel beheerder kan heel concreet adviseren waar het registreren sneller en handiger kan, de clinicus geeft op zijn beurt aan welk proces niet optimaal is geregeld in het epd.” 
Het is heel leerzaam om letterlijk over iemands schouder mee te kijken, beaamt Kaiser: “We hebben mensen ‘alleen maar’ geholpen en tips gegeven hoe ze makkelijker en gestructureerder kunnen registreren. Als functioneel beheerder denk je al snel: je weet toch wel dat er sneltoetsen bestaan? Maar dat is dus lang niet altijd het geval. Voor ons was het heel makkelijk om mensen enthousiast te krijgen over het feit dat ze met één sneltoets bijvoorbeeld het hele medicatieprofiel van een patiënt kunnen ophalen.”

Blijf trainen 
Een aandachtspunt voor ziekenhuizen die dit op gaan pakken is dat je de kennis bij mensen moet blijven opfrissen, aldus Van den Berg: “In naam was dit een HiX-optimalisatietraject, maar eigenlijk hebben we médewerkers geoptimaliseerd voor HiX”, lacht hij. “Dit is echter geen eenmalige actie. Je hebt te maken met een vergeetcurve als je het geleerde niet dagelijks toepast, er komen nieuwe medewerkers die getraind moeten worden en HiX zelf verandert ook. Je moet een routine inbouwen in je organisatie om kennis vers te houden bij bestaande medewerkers en aan te bieden bij nieuwe medewerkers.” 
Daar worden inmiddels ook stappen in gezet. Kaiser: “Alle medisch specialisten die nieuw in dienst komen, krijgen na anderhalve maand zo’n een-op-een sessie aangeboden. Ook zijn we, naast het optimalisatietraject, een apart traject gestart om de trainingen beter aan te laten sluiten bij de verschillende doelgroepen: artsen, verpleegkundigen en polimedewerkers. We willen voor iedereen passende trainingsvormen ontwikkelen.”

Lees hier meer over deze good practice in het Erasmus MC. 

Kijk hier de Verdiepingssessie terug over Optimalisatie epd-gebruik in het Erasmus MC.