Serious game Medisch Centrum Oost

Registreren is mensenwerk. Wil jij met je team op weg naar beter en efficiënter vastleggen van patiëntgegevens? Speel dan met elkaar de serious game Medisch Centrum Oost! Want alleen samen zorg je voor goede registratie. Dit interactieve spel is een leuke en leerzame stap naar meer bewustwording van ieders rol bij het optimaal vastleggen en hergebruiken van patiëntgegevens.

 

In Medisch Centrum Oost spelen de deelnemers een levensecht ‘ziekenhuis in het klein’, waar patiënten hun weg vinden langs baliemedewerkers, verpleegkundigen en artsen. Bij elke stap van de patiëntreis zoeken de collega’s gegevens van de patiënt op, vragen informatie uit en leggen die vast in het elektronisch patiëntendossier ofwel het epd. Medisch Centrum Oost is in de afgelopen jaren al zo’n zestig keer gespeeld met verschillende deelnemersgroepen. Deze ervaring zetten wij graag in voor uw organisatie.

NB: vanaf september 2020 kan het spel 'coronaproof' gespeeld worden!

 

Het filmpje hieronder geeft u in een paar minuten een indruk.

Media

Zelf ervaren en voelen

De deelnemers spelen in het spel een andere rol dan hun gebruikelijke functie. De ICT-medewerker speelt baliemedewerker of arts, de specialist verplaatst zich in de rol van medewerker zorgadministratie of patiënt en de verpleegkundige wordt ICT-er. Zo voelen ze hoe het is als je als patiënt telkens weer dezelfde vragen moet beantwoorden. 

De deelnemers ervaren aan den lijve de gevolgen van de keuzes en werkwijze van collega’s eerder in de keten. En ze worden uitgedaagd om zelf te bedenken hoe ze patiëntgegevens sneller en gemakkelijker kunnen vastleggen en hoe ze die informatie kunnen hergebruiken binnen de keten. Zo worden ze zich bewust van het belang van goede afspraken rond de registratie en van hun eigen ‘registreergedrag’. Er ontstaat een gevoel van urgentie dat helpt om veranderingen tot stand te brengen.

 

Een ICT-er:
‘Je kijkt wel anders naar het systeem als je met een patiënt tegenover je allerlei gegevens moet uitvragen en invullen. En het voelt echt niet goed als die patiënt op een bepaalde vraag zegt: dat weten jullie toch allang?’
Een verpleegkundige:
‘We hadden zo veel lol! En dat niet alleen, het spel maakte heel erg duidelijk hoe afhankelijk je van elkaar bent om de informatie goed voor elkaar te krijgen. Je moet strikte afspraken maken en je daaraan houden.’

Doelgericht veranderen

De serious game werd ontwikkeld door Registratie aan de bron omdat de praktijk liet zien dat een beter ingericht epd niet direct leidt tot betere registratie. De wijze waarop zorgprofessionals informatie registreren, verandert niet automatisch mee met het systeem. Dokters en verpleegkundigen zijn zich bovendien maar weinig bewust van de consequenties die hun manier van registreren heeft voor de patiënt of de collega verderop in de keten. Zij voelen geen urgentie om hun ‘registreergedrag’ aan te passen. Dat is precies het punt waarop de game – letterlijk – inspeelt, als veranderkundig instrument.

Lees hier meer over de veranderkundige elementen waarmee de serious game kan uitmonden in duurzame verandering.

 

Medisch Centrum Oost is dus uitdrukkelijk bedoeld om ingezet te worden als stap in een veranderproces. Organisaties die het spel spelen, hebben daarmee altijd een bepaald doel voor ogen. Denk aan beter registreren, betere communicatie en samenwerking rond de registratie en goede registratie in het kader van horizontaal toezicht (correct en tijdig registreren ten bate van de declaratie).

Het spel wordt vooraf op de gekozen doelstelling toegesneden. De spelleider bouwt bepaalde uitdagingen in, die speciaal op de gewenste verandering gericht zijn. Deelnemers komen tijdens het spel vaak zelf met mooie ideeën om het in hun dagelijkse werk beter of anders te doen. Om die ideeën na afloop van het spel verder te brengen, is een actieve follow up noodzakelijk. De spelleider zal de uitdagingen en de oplossingen die tijdens de game bedacht zijn, voorzien van veranderkundige adviezen. Die geven suggesties voor hoe je daar als team en leidinggevende op de lessen van het spel kunt voortbouwen, bijvoorbeeld door het gewenste gedrag ‘voor te doen’ en het bij collega’s te bekrachtigen. Dit verslag helpt de opdrachtgever om de veranderingen daadwerkelijk door te voeren op de werkvloer.

Aan de slag!

Overweegt u het spel te laten spelen in uw organisatie? Wij denken graag met u mee! We verkennen samen hoe de serious game maximaal rendement kan opleveren voor uw organisatie, doordenkend op de veranderkundige principes van het spel. Wat is het beoogde doel? Hoe wordt daar al aan gewerkt? Wat is de toegevoegde waarde van het spelen van Medisch Centrum Oost op dit moment in het veranderproces?

We bedenken hoe we het spel precies op maat kunnen snijden voor die doelstelling en de beoogde ‘spelersgroep’. Daar hoort beslist een actieve rol van de opdrachtgever bij.  

 

Een bestuurder:
‘Nog meer realiseer ik me dat we ervoor moeten zorgen dat artsen en verpleegkundigen door het epd worden geholpen. (...) We moeten dus én zorgen dat het epd geoptimaliseerd wordt, én dat we aandacht hebben voor de gedragskant.’

In de voorbereiding en tijdens is het belangrijk dat de opdrachtgever of betrokken leidinggevende een gevoel van urgentie creëert door te benoemen wat er niet goed gaat en hoe het beter kan. Zelf het goede gedrag voordoen en zo fungeren als voorbeeld, helpt ook.

 

Een goede follow up kan de impact van de game verder versterken. Leidinggevenden moeten het juiste gedrag faciliteren en stimuleren. Medewerkers die op de gewenste manier registreren, moeten daarvoor expliciet gewaardeerd worden. Ook is het belangrijk om steeds te benoemen wat het betere registreergedrag oplevert. Het is daarom belangrijk dat de leidinggevende(n) meedoen aan het spel en dat zij in de follow up hun rol pakken bij de gewenste veranderingen. Zo haalt u voor uw team of organisatie het meeste uit deze investering.

Een leidinggevende:
‘Al tijdens de game maakten collega’s van de ICT-afdeling afspraken met de artsen en verpleegkundigen om samen het epd voor onze afdeling te optimaliseren!’

Door de zorgvuldige voorbereiding kan de spelleider in samenspel met de opdrachtgever tijdens het spel goed inspelen op alle bezwaren, problemen en oplossingen die naar boven komen. Zo zorgen we dat de serious game maximaal aansluit op de werksituatie en voor alle deelnemers leuk en leerzaam is.

De spelleider:
‘Tof om te zien hoe professionals zich enthousiast in de game storten en hoe ze inzichten opdoen over hoe belangrijk samenwerken in de registratieketen is.’

Praktische informatie

Het spel is speciaal ontwikkeld voor professionals in de zorg, van verpleegkundigen en artsen tot medewerkers van de zorgadministratie, ICT-medewerkers, baliemedewerkers enzovoort. Het kan gespeeld worden met deelnemers van één discipline, bijvoorbeeld een groep specialisten, maar ook door een ziekenhuisafdeling met alle disciplines die daar deel van uitmaken. Of nog breder, met deelnemers uit alle disciplines die een rol hebben in de registratieketen van de organisatie als geheel. Medisch Centrum Oost is daarnaast zeer geschikt om in te zetten in (zorg)opleidingen. Het is bijvoorbeeld een vast onderdeel van de opleiding Horizontaal Toezicht Zorg. Ook bijvoorbeeld beleidsmedewerkers, bestuurders en consultants kunnen veel hebben aan het spelen van de serious game.

Het spel wordt gespeeld in groepen van minimaal 8 tot maximaal 18 deelnemers. Het vraagt ongeveer één dagdeel.

Registratie aan de bron levert een spelleider en een spelkit met benodigde spelmaterialen. Als opdrachtgever zorgt u voor een geschikte ruimte waar we het spel op anderhalve meter afstand kunnen spelen en voorzien van de nodige faciliteiten. U zorgt ook voor de catering.

 

Tip: de NVZ biedt ziekenhuizen de mogelijkheid om het spel te spelen binnen het kader van het VIPP-programma.

De belangrijkste punten op een rijtje:

  • Wat is het: Medisch Centrum Oost is een serious game rond het registreren van patiëntgegevens.
  • Impact: het spel werkt als een eyeopener voor de deelnemers en creëert een gevoel van urgentie als motor voor verandering.
  • Leerzaam én leuk.
  • Geschikt voor zorgprofessionals en andere medewerkers in zorgorganisaties.
  • Geschikt om te gebruiken in onderwijs en opleiding.
  • Ook zinvol voor beleidsmedewerkers, bestuurders, consultants en andere betrokkenen.
  • Aantal deelnemers: 8 tot 18.
  • Duur: één dagdeel.
  • Groepssamenstelling kan variëren: één discipline of multidisciplinair.
  • Invulling: toegesneden op organisatie, doelstelling en deelnemersgroep.
  • Registratie aan de bron levert een ervaren coördinator/spelleider.
  • Eigen investering: tijd van de medewerkers, geschikte ruimte/faciliteiten en catering.
  • Voor artsen is de game geaccrediteerd.
  • De NVZ biedt ziekenhuizen de mogelijkheid om het spel te spelen binnen het VIPP-programma.

Medisch Centrum Oost spelen in uw organisatie?

Is de serious game Medisch Centrum Oost iets voor uw team of organisatie? We denken graag met u mee over de mogelijkheden!

 

Neem vrijblijvend contact op met coördinator Hilde Schwantje voor een verkennend gesprek. Bel haar op 06 283 414 16 of mail Hilde op schwantje@registratieaandebron.nl.

Nieuws over The Serious Game

Nieuwsgierig geworden en wil je meer weten?
Stel je vraag aan Hilde Schwantje. Bel 06 283 414 16 of mail haar.
Mail haar

We horen graag van je.


Het is niet helemaal juist ingevuld, controleer de gemarkeerde velden en probeer het nogmaals.

Momentje...

Bedankt voor je bericht.