Aanlevering kwaliteitsregistratie: 80 procent minder registratielast!

De automatische aanlevering aan de verduurzaamde kwaliteitsregistratie voor cataractoperaties vermindert de registratielast met maar liefst 80 procent én levert data van hogere kwaliteit. Deze klinkende resultaten komen uit de effectmeting bij de afdeling Oogheelkunde van het Radboudumc. De verwachte winst van de verduurzaamde kwaliteitsregistratie cataract is met deze effectmeting klip en klaar aangetoond en gekwantificeerd. "Hier hebben we het allemaal voor gedaan." 

De afdeling Oogheelkunde van het Radboudumc verduurzaamde vorig jaar haar cataractregistratie. Die bestaat nu helemaal uit gegevens die tijdens het zorgproces eenduidig en eenmalig worden vastgelegd in het epd. Insteek van deze pilot was om in ieder geval zonder extra registratielast automatisch kwaliteitsdata aan te kunnen leveren aan Dutch Hospital Data (DHD). Dit is de organisatie die deze gegevens landelijk verzamelt en analyseert. Lees het uitgebreide artikel  dat we publiceerden over de verduurzaming van de kwaliteitsregistratie cataract. Om hier te komen, werd de dataset volledig gebaseerd op stappen die relevant zijn voor het zorgproces. De dataset werd zoveel mogelijk gegoten in de vorm van zorginformatiebouwstenen zodat gegevens op basis van deze eenheid van taal uitgewisseld kunnen worden.

Effectmeting
De pilot in het Radboudumc slaagde glansrijk, en inmiddels staat de cataractregistratie daar al ruim een jaar als een huis. Registratie aan de bron voerde de effectmeting uit om vast te stellen of de geautomatiseerde aanlevering aan de kwaliteitsregistratie ook echt, zoals we van tevoren hoopten en verwachtten, tot minder registratielast en betere data leidt. Adviseur Hilde Schwantje: “Voorafgaand aan de implementatie hebben we gekeken hoeveel tijd de aanlevering aan de kwaliteitsregistratie op dat moment in beslag nam. Uit deze nulmeting bleek dat zorgverleners gemiddeld 2 minuten en 40 seconden per patiënt kwijt waren aan het overtypen van zorginformatie uit het epd voor de kwaliteitsregistratie. Het Radboudumc voert jaarlijks zo’n 800 cataractoperaties uit, wat neerkwam op ongeveer 36 uur overtypwerk per jaar.” 
Afgelopen voorjaar voerde Registratie aan de bron een effectmeting uit om de tijdwinst en kwaliteitswinst van de geautomatiseerde cataractaanlevering in kaart te brengen. Daaruit blijkt dat de aanlevering nu nog maar een fractie duurt van de tijd die ze voorheen kostte: “Een zorgverlener besteedt per patiënt gemiddeld nog maar 32 seconden aan het controleren van de gegevens die automatisch uit het epd worden opgehaald”, zegt Schwantje. “Dat is een aanzienlijke reductie van de administratielast van zo’n 80 procent. Omdat overtypen niet meer nodig is, is ook het bijbehorende risico op fouten verdwenen. De aangeleverde data zijn daardoor kwalitatief beter en completer.” 

Winst
Corina Moerland, directeur van het Nederlands Oogheelkundig Gezelschap (NOG) dat initiatiefnemer is van de nieuwe kwaliteitsregistratie, reageert verheugd op de uitkomsten: “Cataract is een van de eerste kwaliteitsregistraties die volgens de principes van Registratie aan de bron is ingevoerd, en dan met zo’n mooi resultaat nog wel! Deze pilot bewijst de grote winst van eenduidig en eenmalig registreren; dít is waar we het allemaal voor gedaan hebben.”  
Ook Ramon van Huet, oogarts in het Radboudumc en vanaf het begin betrokken bij de pilot, is blij: “Het implementatietraject was een flinke kluif”, blikt hij terug. “We hebben ons zorgproces geanalyseerd en onze registratie strakgetrokken: welke data willen we uit het epd halen en hoe zorgen we ervoor dat die gegevens op de juiste manier en op de juiste plekken in het epd ingevuld worden? We zijn niet méér gaan registreren, maar we hebben onze registratie gefinetuned en nog meer gestandaardiseerd. Daardoor hebben we nu veel betere en completere data beschikbaar; niet alleen voor de zorg, maar ook voor onderzoek en kwaliteitsregistraties. We merken deze kwaliteitsverbetering doordat we bijvoorbeeld nog maar af en toe een foutmelding krijgen bij het automatisch ophalen van data uit het epd voor de cataractregistratie.” 
De 80 procent minder administratielast is natuurlijk fantastisch, aldus Van Huet: “De meeste tijdwinst is voor onze technisch oogheelkundig assistenten, de TOA’s, die de zorginformatie niet meer hoeven over te typen voor de kwaliteitsregistratie. “De tijd die een TOA hiermee bespaart, kan hij of zij weer besteden aan patiënten zien en voorbereiden. Dát is echt de grote winst.” 
Op dit moment worden de data nog gecontroleerd door de TOA voordat ze worden doorgezet naar DHD. “Uiteindelijk willen we deze check er tussenuit halen zodat alle gegevens rechtstreeks van het epd naar DHD gaan. We hoeven dan alleen een controle uit te voeren als DHD een foutmelding geeft: er klopt iets niet, er missen data of er staat iets niet juist ingevuld. De tijdwinst zal dan nog groter zijn dan deze 80 procent.” 

Landelijke opschaling
De volgende stap is landelijke opschaling. Als het aan Corina Moerland ligt, zo snel mogelijk. “Na de succesvolle pilot bij het Radboudumc willen we de cataractregistratie natuurlijk heel graag verder uitrollen. We bieden ondersteuning aan ziekenhuizen en oogklinieken die zelf aan de slag gaan. Op de NOG-website publiceren we de handleiding die het Radboudumc heeft opgesteld op basis van de ervaringen en geleerde lessen. Ook kunnen mensen daar de dataset vinden en nog veel meer documentatie. Op deze manier willen we onze achterban zo goed mogelijk van dienst zijn. Momenteel loopt er een tweede pilot bij het Alrijne, een ziekenhuis met HiX standaard content van ChipSoft, het andere veelgebruikte epd. Als deze pilot slaagt kunnen alle HiX standaard content ziekenhuizen daar gebruik van gaan maken.”

Een van de ziekenhuizen die de handschoen heeft opgepakt, is het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG). Ze zijn daar al een eind op streek met de implementatie. Eline Nefkens, orthoptist bij de afdeling Oogheelkunde en applicatiespecialist bij de epd-dienst, is degene die de cataractmodule in hun epd bouwt. Deze taak is haar op het lijf geschreven omdat ze zowel technisch als (para)medisch onderlegd is. Die combinatie van vaardigheden is essentieel voor dit project: “Je moet weten hoe het oogheelkundig dossier in je epd is gebouwd”, zegt ze, “en tegelijkertijd heb je ook medisch-inhoudelijke kennis nodig. Je moet goed thuis zijn in de terminologie zodat je weet welke zorginformatie je nodig hebt voor je registratie, en op welke momenten.”

Spieken
Het OLVG, ook een Epic-ziekenhuis, krijgt hierbij alle hulp van het Radboudumc. “We spieken heel erg bij het Radboud”, lacht Nefkens. “We hebben de inrichting van hun zorgpad overgenomen en hoe ze dit in het systeem hebben gebouwd. Dat scheelde ons natuurlijk heel veel tijd en moeite. Implementeren blijft echter altijd maatwerk, dus veel dingen kun je niet zomaar één op één overnemen. Je moet altijd aanpassingen maken, bij elke stap goed kijken of het voor jouw ziekenhuis wel werkt omdat elk huis de dingen net iets anders doet of andere namen gebruikt voor functies en operatiekamers. Het proces hoeft niet exact op dezelfde manier te verlopen, maar uiteindelijk moet de patiënt wel dezelfde stappen doormaken.”
Gaandeweg het implementatietraject stuit Nefkens regelmatig op een vraag of probleem waar de handleiding van het Radboudumc geen antwoord op geeft. Logisch, vindt ze, want die vragen gelden specifiek voor het OLVG. “Het zou mooi zijn als alle ziekenhuizen de vraagstukken plus antwoorden beschrijven die zij tegenkomen om zo de handleiding telkens te updaten. Dan wordt opschalen steeds makkelijker.”
Inmiddels heeft het OLVG zijn epd aangepast aan de nieuwe cataractregistratie. Dit betekent dat alles ingericht en wel klaar staat in de bouwomgeving, het domein van de applicatiespecialist. Er kunnen nu verschillende scenario’s getest gaan worden en knelpunten verbeterd. De oogartsen merken nu nog niks van alle inspanningen van Nefkens aan de achterkant van het systeem, want de koppeling met de voorkant van het epd waarin zij werken, is nog niet gemaakt. Dat gebeurt later dit jaar. Nefkens verwacht dat dat moment redelijk geruisloos zal verlopen. “Ik denk dat de implementatie minimale gevolgen heeft voor de oogartsen. Het systeem volgt immers het zorgproces, dus in principe hebben de gebruikers geen last van wijzigingen aan de achterkant. Wat ik wel spannend vind, is het moment dat de gegevens straks gaan exporteren naar DHD. Want daar zit ‘m straks de grote winst. Ik ben heel benieuwd hoe dat verloopt.”

Lees hier meer over deze good practice in het Radboudumc.