Jaarbeeld
2017

Andere zorgverleners waren druk met de voorbereidingen om in 2018 daadwerkelijk data tussen twee verschillende epd’s in twee verschillende ziekenhuizen uit te wisselen. En dat mag misschien eenvoudig klinken, geloof mij: dat is in Nederland nog niet eerder gedaan. Zo maar twee voorbeelden waarover je in dit magazine leest. Ook kreeg de samenwerking met verpleegkundigen gestalte binnen het programma. Al die dokters en verpleegkundigen deden het niet alleen. Ze werkten samen met andere experts, zoals informatie-architecten. Ze werden gedreven door een gezamenlijke wil écht iets te veranderen.

Registratie aan de bron maakt de zorg meer patiëntgericht omdat patiënten meer regie houden over hun leven en hun zorg. De overdracht van informatie tussen zorgverleners binnen een ziekenhuis en zorgverleners in verschillende instellingen wordt eenduidiger en completer. Daarmee stijgt de kwaliteit van die overdracht. Hergebruik van eenduidig vastgelegde data maakt zowel wetenschappelijk onderzoek als monitoring van de kwaliteit van zorg eenvoudiger. En als klap op de spreekwoordelijke vuurpijl zorgt eenduidig en eenmalig vastleggen van zorginformatie voor minder administratie- en registratielast.

"We slagen er alleen in om dit te bereiken als we samenwerken."

Joyce Simons

Programmamanager Registratie aan de bron

Resultaten
"De gewenste situatie is dat elektronische uitwisseling van zorginformatie kan plaatsvinden bij elke zorginstelling, ongeacht met welke epd-leverancier deze werkt." Projectleider Arjen Huizinga van Registratie aan de bron
"Ga steeds terug naar het doel: een goede zorgvastlegging rondom en met de patiënt. En laat het epd de inhoud van die zorg maximaal ondersteunen." Lieke Welling, chirurg en lokaal programmaleider Registratie aan de bron in het LUMC
"Op dit moment zou het daarom al geweldig zijn als maar de helft van de BgZ altijd overal beschikbaar is." Lester du Perron, huisarts
Project
#1

Het project ‘Regionale uitwisseling’ is een van de projecten van het programma Registratie aan de bron. Overdracht van informatie tussen zorgverleners is een van de belangrijkste vormen van hergebruik binnen de zorg. Het project heeft al de eerste resultaten opgeleverd, vertelt projectleider Arjen Huizinga van Registratie aan de bron. ‘Registratie aan de bron en epd-leveranciers Epic en ChipSoft hebben inmiddels in een unieke samenwerking gezorgd dat de Basisgegevensset Zorg uitgewisseld kan worden tussen deze epd’s middels de CDA-standaard. Dat gebeurde in een sessie waarvoor zelfs specialisten uit Amerika waren overgekomen. Het mooie is dat nu zo veel mogelijk ziekenhuizen gebruik kunnen maken van de resultaten van de pilot.’

Afspraken

En hij vervolgt: ‘Daarvoor moeten afspraken gemaakt worden tussen de twee ziekenhuizen, tussen zorgverleners, processen zullen aangepast worden en ook worden er afspraken gemaakt met de verschillende softwareleveranciers. Om dit te versnellen is dit pilotproject opgezet.’

"De gewenste situatie is immers dat elektronische uitwisseling van zorginformatie kan plaatsvinden bij elke zorginstelling, ongeacht met welke epd-leverancier deze werkt." Projectleider Arjen Huizinga van Registratie aan de bron
BgZ
Project
#2

Er is iets bijzonders tot stand gebracht, zegt Liesbeth Langenhuysen, Programmamanager Informatie Management en roadmaptrekker Registratie aan de bron. ‘Het is uniek dat DICA, IKNL en ons ziekenhuis samen aan zo’n project beginnen en erin slagen om in het elektronisch patiëntendossier Epic een operatie- en MDO-verslag te op te nemen dat helemaal voldoet aan de wensen van de kwaliteitsregistraties. Daarmee hebben we een nationale standaard neergezet. Ziekenhuizen die ChipSoft gebruiken kunnen die standaard met wat aanpassingen overnemen en Epic-ziekenhuizen kunnen deze verslagen zo gebruiken.’

"Nu klik je systematisch door de onderdelen van het formulier. Je gaat van het begin tot het einde door dat formulier heen. Dus alles wat van belang is staat in het operatieverslag en kan daar altijd uitgehaald worden voor hergebruik." Hoogleraar oncologische chirurgie Hans de Wilt Radboudumc

MDO-verslag

De totstandkoming van het MDO-verslag heeft meer voeten in de aarde. De Wilt: ‘In een MDO-verslag zitten veel meer items die voor DICA en IKNL bruikbaar zijn. Stefan Bouwense, chirurg in opleiding, heeft veel van deze items samengebracht in het verslag. Een aantal elementen dat nodig is voor het MDO-verslag wordt nog niet gestandaardiseerd opgehaald, zoals de gegevens van externe patiënten. Onder andere naar aanleiding van dit project zijn wij samen met radiologie en pathologie bezig om hun input, die meestal als vrije tekst wordt aangeleverd, naar ‘gecodeerde’ tekst om te zetten. Op veel vlakken is er nog een slag te slaan met Registratie aan de bron, maar ik denk zeker dat het nieuwe MDO-verslag een beter overzicht van de belangrijke elementen geeft, dus de kwaliteit van de data wordt beter.’

‘Iedere deelnemer aan het MDO heeft te maken met een hele hoop data en klinische gegevens’, legt Stefan Bouwense uit. ‘In de oncologie zijn er nu eenmaal veel factoren die het beleid bepalen. Iedereen die het MDO voorbereidt, doet dat op zijn eigen manier. Legt andere accenten. Dat heeft geen invloed op het behandelplan, wel op de datapresentatie. Door het nieuwe MDO komt er meer structuur in het bespreken van de klinische gegevens. Als je overdraagt, met elkaar communiceert, is het fijn dat iedereen dezelfde taal spreekt.’

De nieuwe manier van MDO-verslaglegging is wel wat tijdrovender, weet projectleider Grolleman. ‘Als je meer en beter gaat vastleggen, kost dat meer tijd. Het einddoel is betere zorg. Als je tijdens het MDO meer en betere informatie tot je beschikking hebt, optimaliseert dat de besluitvorming. En uiteindelijk is de patiënt gebaat bij goede uitleg achteraf over de afwegingen. Dat is de winst van deze aanpak.’

"Het voordeel is ook dat er onder de mensen die betrokken waren nu awareness is dat registreren aan de bron, als we dat goed doen, ontzettend veel profijt kan opleveren qua werklast en kwaliteit van gegevens." Stefan Bouwense, fellow chirurgie Radboudumc

Awareness

En dat niet alleen, zegt Bouwense. ‘Het voordeel is ook dat er onder de mensen die betrokken waren nu awareness is dat registreren aan de bron, als we dat goed doen, ontzettend veel profijt kan opleveren qua werklast en kwaliteit van gegevens.’Hoe zou de wereld er volgens hem over drie jaar uit moeten zien? ‘Voor mij zou het erg mooi zijn als de gegevens van een patiënt duidelijk zijn, relevant en altijd beschikbaar. Als ik meer doelgerichte informatie krijg en niet steeds het wiel hoef uit te vinden.’

Wat leverde het project op?

  • Betere kwaliteit van de data en van de verslagen
  • Snel en eenvoudig leverbare, gestandaardiseerde verslagen voor verwijzers en patiënten
  • Bewustwording in de hele keten rond thema Registratie aan de bron. Waarom is het gestandaardiseerd uitwisselen van gegevens belangrijk, wat is de meerwaarde daarvan?
  • Uiteindelijk biedt de gestandaardiseerde aanlevering van MDO-gegevens aan IKNL de eventuele mogelijkheid om tijdens het MDO beslisondersteuning te bieden door directe feedback op de ingevoerde data

Joep Veraart, CMIO en roadmaptrekker Maastricht UMC+

‘Mijn rol als CMIO is dat ik het onderwerp de laatste jaren op de agenda heb gezet bij het hoger managment, stafconvent en Domein Zorg in ons huis. En daarom is er geld en tijd geïnvesteerd zodat we deze maand starten met een nieuw onderdeel in ons epd, met daarin een groot aantal items van de Basisgegevensset Zorg (BgZ). Nu is het zaak dat onze zorgmedewerkers via communicatie en andere wegen enthousiast gemaakt worden om de BgZ te gaan gebruiken. Daar ligt de focus van de komende tijd, naast verdere uitbreiding van de set en opschalen naar meer onderdelen van ons epd.’

Ben van der Stigchel, informatiearchitect Erasmus MC

‘Als informatiearchitect in het Erasmus MC ben ik betrokken bij Registratie aan de bron als lid van het architectuurteam. Binnen het architectuurteam bespreken we onder meer issues en wijzigingsvoorstellen met betrekking tot de zibs en maken we de architectuurdocumenten over visie en doelstelling van het programma, de concepten van de zorginformatiebouwstenen en de wijze waarop ze in de praktijk kunnen worden toegepast. Door het architectuurteam is de BgZ gedefinieerd en is het zib-complianceraamwerk ontworpen. Binnen het Erasmus MC ondersteun ik toepassingen en implementaties van de zibs in het zorgdossier en onderzoek. Borg ik de principes van Registratie aan de bron binnen verschillende ontwikkelingen binnen het Erasmus MC. Daarbij leg je verbinding tussen concrete implementaties in het epd, bijvoorbeeld rondom de kwaliteitsregistraties, en de producten en resultaten van het programma.’

Martin Kalshoven, roadmaptrekker LUMC

‘Ik zie mezelf als de aanjager die ervoor zorgt dat we alle projecten die we in Leiden in en rond het epd doen, en dat zijn er heel veel, volgens de principes van Registratie aan de bron uitvoeren. Voorheen, als er een probleem was, dan losten we dat specifiek voor een afdeling op. Maar met die manier van werken zitten we op een doodlopend spoor. Dat gaat nooit een goedwerkend epd opleveren. Dat komt omdat ons epd nu specialismegericht is ingericht, zonder LUMC-brede afspraken. In feite hebben we dus zestig epd’tjes, allemaal net anders, waardoor we data niet kunnen hergebruiken. Als je je dan realiseert dat onze patiëntenzorg door deze specialismen heen georganiseerd is en informatie steeds eenduidig beschikbaar moet zijn, snap je dat dit niet de weg is om te gaan. Daarom is het mijn missie om niets meer te automatiseren zonder de principes van Registratie aan de bron. Dat betekent; automatiseer met het zorgproces centraal en denk/werk multidisciplinair met hergebruik en standaardisatie als uitgangspunt.’

Project
#3

Het project ontstond op de afdeling KNO waar een aantal artsen, onder wie hoofd-halschirurgen Guido van den Broek en Jimmie Honings, zich het werken met het epd goed eigen maakten. Zij werden daartoe gestimuleerd door afdelingshoofd Henri Marres die al snel zag dat dat epd bij goed gebruik een schat aan informatie zou kunnen opleveren. Hij begreep ook dat het daarvoor wel noodzakelijk was dokters ‘in the lead’ te zetten om te zorgen voor een zorginhoudelijk goed ingericht epd.

Na enige tijd bespaarde de goede omgang met het epd sommige KNO-artsen dertig tot veertig procent tijd. Tijd die ze extra aan patiënten kunnen besteden en waarin ze extra patiënten kunnen zien. Daarbij ervaren de artsen aanmerkelijk meer plezier en minder frustratie. Deze ervaringen wilden zij graag in het ziekenhuis delen, en zo geschiedde. In 2017 toonden ook veel medisch specialisten uit andere ziekenhuizen interesse voor de Nijmeegse aanpak.

"Ga steeds terug naar het doel: een goede zorgvastlegging rondom en met de patiënt. En laat het epd de inhoud van die zorg maximaal ondersteunen." Lieke Welling, chirurg en lokaal programmaleider Registratie aan de bron in het LUMC

"Door het besef te krijgen dat als je investeert in elektronisch werken je er veel voor terug krijgt! Het gaat niet vanzelf. Je moet je realiseren dat elektronisch werken ook patiëntenzorg is. En dat het je juist kan helpen met sneller overzicht te hebben. Daarbij vind ik het heel belangrijk is dat er meer landelijke bouwstenen per specialisme ingebouwd worden in de workflow van de dokter, zodat je veel beter en sneller overzicht krijgt van de kwaliteit die je levert." Wouter Schuiling, neuroloog, Medisch Centrum Leeuwarden

"De voordelen inzien van het epd: altijd leesbare handschriften, nooit meer zoekgeraakte statussen, inzicht in het beleid van collega's van andere afdelingen... Dit leidt volgens mij tot veiligere en betere zorg voor onze patiënten, en daar gaat het om!" Rianne Lammers, aios urologie Jeroen Bosch Ziekenhuis

"Zorgprofessionals, IT-ers, medewerkers van de zorgadministratie en al die anderen gaan eerder werk maken van eenduidig en eenmalig vastleggen van zorginformatie als ze zich bewust zijn van het nut en de noodzaak én van hun rol hierin" Marieke Hanegraaf, Registratie aan de bron
"In 2018 willen we laten zien wat het programma oplevert, maar ook laten zien hoe onze doelen anderen inspireren, en vooral ook hoe we ons weer door andere initiatieven laten voeden. We laten verbanden zien, en leggen nieuwe verbanden." Joyce Simons, programmamanager Registratie aan de bron

De programma's Registratie aan de bron en VIPP werken nauw samen.

De programma’s Registratie aan de bron en VIPP werken nauw samen. Zo hebben ze gezamenlijk zo’n honderd medewerkers uit tientallen ziekenhuizen opgeleid in het gebruik van de BgZ.

Amphia Ziekenhuis Breda haalt als eerste VIPP-doelstelling A1 eind-assessment

Begin 2018 haalde het eerste ziekenhuis, het Amphia Ziekenhuis uit Breda, de eind-assessment van VIPP-doelstelling A1. Hiermee is het Bredase ziekenhuis de eerste van de instellingen die meedoen aan het versnellingsprogramma dat de toets doorstaat. Patiënten van Amphia kunnen nu hun eigen medische gegevens digitaal ontvangen via een download. Door digitaal toegang te krijgen tot de eigen medische informatie, krijgt de patiënt beter inzicht in de eigen gezondheid. Dat is een voorwaarde om zelf te kunnen beslissen over zorg.

Project
#4

BgZ en zibs goed voor 80%

Een analyse van de drie bewuste kwaliteitsregistraties, die eind 2017 werd gedaan, bracht het inzicht dat zo’n tachtig procent van de uitgevraagde items informatie bevat die via de Basisgegevensset Zorg (BgZ) of in zorginformatiebouwstenen kan (zibs) worden vastgelegd.

Na de game begint het pas

In de serious game spelen de deelnemers een ziekenhuis-in-het-klein na. Patiënten vinden hun weg langs baliemedewerkers, verpleegkundigen en artsen. Deze zorgprofessionals leggen in het epd de informatie over de patiënt vast. Deelnemers ondervinden aan den lijve hoe het is als ze steeds opnieuw informatie moeten geven, uitvragen, opzoeken en noteren. Ze worden uitgedaagd om na te denken hoe ze zorginformatie slimmer en gemakkelijker kunnen vastleggen. En hoe ze de informatie kunnen hergebruiken.

Hanegraaf benadrukt echter dat het spel spelen niet genoeg is: ‘De meerwaarde van de game zit in de uitgebreide tussen- en nabespreking. Als een team een zogenoemde game-run aanvraagt, pluizen we eerst goed gezamenlijk met de opdrachtgever uit welk doel behaalt moet worden. In de nabespreking richt de spelbegeleider zich nadrukkelijk op de vooraf gestelde doelen en hij of zij koppelt de inzichten uit de game aan concrete vervolgacties waarmee de deelnemers in hun dagelijks werk aan de slag kunnen. De begeleider levert ook een verslag op van in de game geleerde lessen, aanknopingspunten en vervolgacties. Zo maakten medewerkers van een ict-afdeling van een ziekenhuis direct afspraken met zorgverleners om samen met hen werk te maken met epd-optimalisatie.’

Deelnemers geven vaak terug dat ze het spelen van de game hun ogen opent. ICT’ers merken hoe vervelend het is als ze in de rol van zorgverlener moeten werken met een ingewikkeld systeem en steeds opnieuw dezelfde vragen moeten stellen aan patiënten, en zorgverleners ervaren in de rol van zorgadministrateur hoeveel extra werk het is om uit open tekstvelden de relevante informatie voor bijvoorbeeld een registratie op te diepen.

"Zo krijgt men wederzijds begrip voor de rol van andere professionals in de zorgketen en ontstaat de wens echt te veranderen en om dat samen te doen en dat is mooi om te zien." Marieke Hanegraaf, projectleider en spelbegeleider

Zelf de game spelen? Of meer informatie?

Kijk op registratieaandebron.nl/game of mail naar info@registratieaandebron.nl

September

9 september

Algemene training Basisgegevensset Zorg, open inschrijving

12 september

Serious game ‘Medisch Centrum Oost’ tijdens kick-off VIPP-programma

14 september

Programmadag Registratie aan de bron

Interactief programma rond de thema’s die voor 2018 belangrijk zijn, om concrete doelen voor dat jaar te kunnen bepalen.

18 september

Serious game ‘Medisch Centrum Oost’ bij ICT-dienstverlener Pinkroccade

21 september

Open inschrijving Serious game ‘Medisch Centrum Oost’ in Utrecht

25 september

Sessie over Basisgevensset Zorg tijdens Meet Up Informatieberaad

26 september

Serious game ‘Medisch Centrum Oost’ bij DHD

28 september

Leverancierssessie IV

Overleg met epd-, ecd- en pgd-leveranciers

28 september

Serious game ‘Medisch Centrum Oost’ in het LUMC

Oktober

27 oktober

Serious game ‘Medisch Centrum Oost’ bij consultancybureau Careffect

November

17 november

Meet and Greet Citrienfonds, met drie Registratie-aan-de-bronsessies: ‘Gaming helpt bij het invoeren van eenduidig en eenmalig vastleggen van zorggegevens’, ‘Registratie aan de bron: het plezier van eenduidig vastleggen van zorginformatie’ en ‘Registratie aan de bron: de waarde van automatische aanlevering aan kwaliteitsregistraties.’

21 november

Presentatie Jaarplan 2018 aan beoordelingscommissie ZonMW

22 november

Eerste landelijke bijeenkomst van de CMIO’s van acht umc’s

23 november

Start van de dag met een ontbijtje voor alle betrokken van Registratie aan de bron voorafgaand aan het congres Data Driven Healtcare

27 november

Serious game ‘Medisch Centrum Oost’ bij ziekenhuis Bravis

December

2 december

Go live UMCG met nieuw epd, volgens de principes van Registratie aan de bron

6 december

Serious game ‘Medisch Centrum Oost’ door het Architectuurteam Registratie aan de bron

19 december

Serious game ‘Medisch Centrum Oost’ voor het bureau V&VN

21 december

Serious game ‘Medisch Centrum Oost’ bij Treant, samen met het programma VIPP

Het programma Registratie aan de bron is een initiatief van de universitair medische centra en Nictiz en wordt deels gefinancierd door het Citrienfonds. Dit fonds helpt duurzame en breed inzetbare verbeteringen in de gezondheidszorg te ontwikkelen en is mogelijk gemaakt door ZonMw.