Toggle sidebar

Wat maakt of kraakt een geautomatiseerde registratieaanlevering?

Wat zijn de ingrediënten voor een succesvolle implementatie wanneer de technische inrichting klaar is? Na voor inmiddels meer dan tien specialismen een deel van de kwaliteitsregistraties in het epd te hebben gebouwd, heeft Melchior Ferdinand Pot, manager stuurinformatie in Amsterdam UMC, wel een idee.

Soms gaan medisch specialisten direct aan de slag met het nieuwe registreren en aanleveren, en soms komt de (deels) automatische aanlevering ondanks alle inspanningen helemaal niet van de grond. Eigenaarschap, mandaat en commitment zijn volgens Pot de kernwoorden, en ook schaalgrootte en complexiteit noemt hij van absolute invloed.

Baten

Als voorbeeld neemt Pot de afdeling Vaatchirurgie. Die afdeling levert op zowel locatie VUmc als locatie AMC aan twee DICA-registraties. Na goede samenwerking tussen Pot en collega’s en de vaatchirurgen, is ongeveer de helft van de registratietijd van aanvankelijk een half uur per patiënt vervallen. En dat zo’n tweehonderd keer per jaar. De vaatchirurgen zijn blij en leveren nu volledig uit het epd aan. Pot weet waarom dit project is geslaagd. ‘Wat enorm hielp, was dat het medisch divisiehoofd heel graag van het apart registreren af wilde. Hij realiseerde zich dat dit tijd kostte, van ons én van zijn specialisten, maar dat de baten zouden volgen. We hadden daarmee mandaat om te bouwen wat nodig was en het afdelingshoofd stelde zijn eigen tijd beschikbaar. Wat dit project ook makkelijker maakte, was dat de afdeling een relatief kleine is en dat de Vaatchirurgie een monodisciplinaire registratie betreft. Nazorg noemt hij tevens essentieel. ‘Zo eens in de twee maanden hebben we contact met de beheerder bij de vaatchirurgie, en we checken of de aanlevering goed gaat. Als iets niet goed loopt, willen we snel ingrijpen.’

Schrappen als stimulans

Een patiëntengroep die bepaald niet klein is, maar wel multidisciplinair behandeld wordt, is de diabeteszorg. En ook daar deed de automatische aanlevering inmiddels al bijna vierduizend keer zijn tijdbesparende werk. Pot: ‘Hier was een extra stimulans dat de diabetesartsen met hun wetenschappelijke vereniging hadden afgesproken dat alles wat niet in het zorgproces wordt vastgelegd, geschrapt zou worden – dat is natuurlijk een enorme stimulans. Zij kunnen nu dus honderd procent aanleveren uit het epd zonder apart te registreren. Het enige dat bij alle registraties in de beginfase moet gebeuren is een steekproefsgewijze validatie van de automatische aangeleverde gegevens.’

Tijd rijp?

Pot onderschrijft dat het werken aan eenduidig en eenmalig vastleggen voor hergebruik een belangrijk streven is, maar ziet ook waarom de tijd voor veel zorgprofessionals nog niet rijp is: ‘Het leeuwendeel van de gebruikers is de eerste jaren met een nieuw epd aan het overleven. Pas als een afdeling daarmee uit de voeten kan, staan de meeste zorgverleners open voor een volgende stap – zoals de voorbereiding en tijd die automatisch aanleveren aan de kwaliteitsregistraties vraagt.’

NFU NVZ Nictiz V&VN Federatie Medisch Specialisten