Toggle sidebar

Jong umc’s

‘Als ik de verwijzer niet vastleg, kan de rekening niet verstuurd’ ‘Ongelofelijk hoeveel handelingen er rond één patiënt plaatsvinden, hoeveel er wordt geregistreerd – en vooral ook hoe vaak hetzelfde gegeven wordt vastgelegd.’

Marloes Swets, arts-onderzoeker in het LUMC was aanwezig bij de Challenge Registreren aan de bron in haar umc. De Challenge werd in december 2016 georganiseerd door Jong LUMC in samenwerking met het programma. Ook de jonge professionals in het AMC bogen zich dit najaar tijdens een themabijeenkomst over cases om zo samen inzichten op te doen en mogelijke oplossingen te onderzoeken die moeten leiden tot eenduidige, eenmalige vastlegging van zorginformatie.

Liesbreuk

Samen met andere Jong-LUMC’ers bracht Swets het zorgproces in kaart van een patiënt die geopereerd wordt aan een liesbreuk. ‘Op grote vellen met ontelbaar veel post-it’s noteerden we alle contacten die de patiënt in zo’n situatie heeft; met de huisarts, registratiebalie, poliassistenten, arts, onderzoeker liesbreuk, radioloog, andere poliassistente, verpleegkundige… het waren er ontzettend veel! Het leuke en leerzame was dat we dit in een gemêleerd gezelschap deden; met een verpleegkundige, iemand van de medische administratie maar ook een gedragswetenschapper en mijzelf dus als arts. Door het hele proces uit te schrijven zagen we wat een complex geheel ieder zorgproces is, hoeveel medewerkers steeds weer hetzelfde vastleggen, maar ook wat er misgaat als bepaalde zorginformatie niet wordt vastgelegd.’ Swets benadrukt de meerwaarde van het doen van de Challenge met andere medewerkers uit de keten met een voorbeeld: ‘Wat bleek; als ik, of iemand anders op de poli, niet vastlegt wie de verwijzer van de patiënt is, kan de dbc uiteindelijk door de medische administratie niet kan worden afgesloten. Voor mij en andere zorgverleners was dit totaal onbekend, en ook verbazingwekkend. De patiënt is dan allang geholpen, maar het umc kan de gemaakte kosten niet factureren en loopt dus inkomsten mis.’

Inzicht is voorwaarde

‘Inzicht is een voorwaarde om te kunnen veranderen’, stelt Swets. Die verandering vindt ze nodig, want zij en haar collega’s mopperen regelmatig op het vele registreren. De bijeenkomst leverde haar en de andere aanwezigen inzichten op, en er werden ook mogelijke oplossingen besproken. ‘Het belang van het vastleggen van de verwijzer hebben we opgepakt als concreet verbeterpunt, en bekeken hoe dat beter kan. Dat viel overigens nog niet mee. We bespraken bijvoorbeeld of het instellen van ‘stops’ tijdens het invoeren een optie is; maar dat is voor een zorgverlener echt vreselijk en eigenlijk ook geen echte oplossing. Er zijn namelijk altijd een paar patiënten van wie je ook echt geen verwijzer kunt vastleggen.’

Complimenteren

Swets en haar collega’s concludeerden dat er meer nadruk moet komen op het belang van vastleggen aan de bron. Een sessie als zij meemaakte tijdens de Challenge is daarvoor een goed hulpmiddel, maar ook op andere manieren moet het bewustzijn volgens haar worden vergroot: ‘Ik kan me voorstellen dat er met behulp van posters benadrukt wordt hoe belangrijk het is om zorginformatie direct goed en gestructureerd vast te leggen, maar belonen zal ook helpen.’ Zo heeft Swets zich bijvoorbeeld voorgenomen poli-assistenten te complimenteren als de belangrijke informatie direct goed in het dossier staat, want: ‘We moeten echt met iedereen die werkt in het epd werken aan verbetering. Het is best een groot en complex probleem, maar het gaat het er niet om dat we extra dingen moeten vastleggen, we moeten ons realiseren dat anders en beter vastleggen andere taken vervangt. Nu moet ik voor mijn onderzoek naar biomarkers in colorectale tumoren de data uit allerlei losse systemen halen, straks kan dat hopelijk rechtstreeks uit het epd.’

NFU NVZ Nictiz